KVKK kanunu 7 Nisan 2016 tarihinde resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe girmiştir. 6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu sayesinde kişisel verilerin işlenmesinden tutun da özel hayatın gizliliğine kadar kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak için kişisel verileri işleyen firmaların yükümlülükleri ile uyacakları kurallar belirlenmiştir. Uluslararası belgeler, mukayeseli hukuk uygulamaları ve ülkemizin ihtiyaçları göz önüne alınması için hazırlanan bu kanun ile kişisel verilerin çağdaş standartlarda işlenmesi ve koruma altına alınması amaçlanmaktadır.
Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi şeklinde Kanunda tanımlanmıştır. Veri Sorumluları Sicili (VERBİS), veri sorumlularının kayıt olmak zorunda oldukları ve veri işleme faaliyetleri ile ilgili bilgileri beyan ettikleri bir kayıt sistemidir. Veri sorumlularının, Kurulun gözetiminde Başkanlık tarafından tutulmakta olan Veri Sorumluları Siciline kaydolmaları zorunludur.
Veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder. Bu kişiler, gerçek kişiler olabileceği gibi, kamu kurumları, şirketler, dernekler veya vakıflar gibi tüzel kişiler de olabilecektir. Veri sorumlusu, işleme faaliyetinin “neden” ve “nasıl” yapılacağı sorularının cevabını verecek kişidir.
Ülkemizde yeni kullanılmaya başlayan Hukuk Mühendisliği kavramına en güzel örnek Data Vekili projesidir. Data Vekili sadece sonuca odaklanıp daha sonra tümden gelim yapmaya çalışan bir proje değildir, aksine deterministik bir yaklaşımla bilimsel metodoloji uygulayan projedir.
Data Vekili, Kişisel Veriler Kanunu kapsamında şirketlerin ihtiyaç duyduğu Verbis, Envanter, Aydınlatma Metni, Açık Rıza Metni, Kişisel Veri İşleme Politikası, Kişisel Veri Saklama Politikası, Yetki Matrisi gibi çok karmaşık süreçleri her bir veri kaynağı için 6 adımlı Akıllı Veri Giriş Yönetimi sistemini kullanarak, basit sorularla çok kolay bir şekilde KVKK uyum sürecini tamamlamaktadır.
Data Vekili ile öncelikli olarak kullanıcı ve işletme kaydınız yapılması gerekmektedir. Bu süreç tamamlandıktan sonra, Data Vekili, Akıllı Veri Giriş Yönetimi Ve Tedbir Yönetimini ile seçim yapılması istemektedir.
Kişisel Veriler Kanunu kapsamında şirketlerin ihtiyaç duyduğu Verbis, Envanter, Aydınlatma Metni, Açık Rıza Metni, Kişisel Veri İşleme Politikası, Kişisel Veri Saklama Politikası, Yetki Matrisi gibi çok karmaşık süreçleri ayrı ayrı yazmak çok zaman almakta ve hata olasılığını yükseltmekte aynı zamanda bir değişiklik yapılması gerektiğinde tüm rapor ve dokümanları tekrardan düzeltmeniz gerekmektedir. Tüm bunları Akıllı Veri Giriş Yönetimi ile seçim yaparak otomatik olarak oluşturabilirsiniz. Akıllı Veri Giriş Yönetimi sayesinde her bir Veri Kaynağınızı 6 adımla tamamlayabilirsiniz. Siz seçin, biz otomatik olarak Data Vekili ile saniyeler içerisinde otomatik hazırlansın.
Data Vekili, basılı ve/veya dijital kayıtla toplanan kişisel verilerinizin en baştaki hali yani kaynağına göre işlem yapmaktadır. sıralanmıştır. Her işletmemizin kişisel veya özel nitelikli kişisel verisi farklı olduğundan, Data Vekili, veri kaynağını seçmesini (veya manuel eklemesini) işletmelerimize bırakmaktadır. Örneklendirecek olursak, veri kaynağı olarak nitelendirdiğimiz İş Başvuru Formunda her işletmemizin istediği ve sorduğu kriterler farklı olabileceği gibi veri kaynağının ismi dahil Bizimle Çalışmak İster Misiniz? gibi farklı olabileceğinden Data Vekili, sadece Veri Kaynağını belirlemeyi işletmelerimize bırakmaktadır. Veri Kaynağını seçtikten sonraki 6 adımda; cevaplarınızı seçerek her bir veri kaynağınızı çok kısa bir şekilde tamamlanmaktadır.
Veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi, aydınlatma yükümlülüğü kapsamında veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, veri işleme amacı, işlenen verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile Kanunun 11. maddesinde sayılan diğer hakları konusunda ilgili kişiyi bilgilendirmekle yükümlüdür. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi ilgili kişinin onayına tabi değildir.
Açık rıza, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan özgür irade açıklamasıdır.
Kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir. Bir kişinin belirli veya belirlenebilir olması, mevcut verilerin herhangi bir şekilde bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmesi suretiyle, o kişinin tanımlanabilir hale getirilmesini ifade eder.
Kanun, kişisel verileri işlenen gerçek kişiler ile bu verileri tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin (kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi) parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işleyen gerçek ve tüzel kişiler hakkında uygulanır. Bu doğrultuda, özel sektörde faaliyet gösteren kuruluşlar ile kamu kurum ve kuruluşları bakımından bir ayrım yapılmamış olup, öngörülen usul ve esasların tüm kurum ve kuruluşlar açısından uygulanması benimsenmiştir. Kanunda verisi işlenen gerçek kişilerden bahsedildiği için hak ehliyetine sahip olan herkes Kanun kapsamındadır.
Özel nitelikli kişisel veriler, başkaları tarafından öğrenildiği takdirde ilgili kişinin mağdur olabilmesine veya ayrımcılığa maruz kalabilmesine neden olabilecek nitelikteki verilerdir. Kanunda, hangi kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olduğu tek tek belirtilmiş olup, bu sayılanlar dışındakiler özel nitelikli kişisel veri olarak kabul edilemez. Bu bakımdan, özel nitelikli kişisel verilerin sınırlı olarak sayıldığı kabul edilir.
Veri kayıt sistemi, kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade etmektedir. Bir dosyalama sistemi olarak nitelenebilecek veri kayıt sistemi elektronik ya da fiziki ortamda oluşturulabilir. Buna göre, veri kayıt sisteminde kişisel veriler, ad, soyad veya kimlik numarası üzerinden sınıflandırılabileceği gibi, örneğin kredi borcunu ödemeyenlere ilişkin oluşturulacak bir sınıflandırma da bu kapsamda değerlendirilmektedir.
Veri işleyen, veri sorumlusu adına kişisel verileri kendisine verilen talimatlar çerçevesinde işleyen gerçek veya tüzel kişilerdir. Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına faaliyet gösteren, dışarıdan hizmet alınması suretiyle çağrı merkezi hizmeti veren bir şirket veya verilerinizi saklayan bulut hizmeti sağlayıcıları, bu faaliyet kapsamında veri işleyen olarak kabul edilecektir.
Kanunda kapsamında yalnızca gerçek kişilerin verileri korunmaktadır. Bu nedenle, Kanunda kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade etmek için “ilgili kişi” ifadesi kullanılmıştır. Korunması gereken kişi, düzenlemenin tanımlar kısmında açıkça belirtildiği üzere “gerçek kişi’’ dir. Kanunun 11. maddesi çerçevesinde ilgili kişi haklarına yer verilmiştir.
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun yürürlüğe girmesiyle birlikte kanun, kurumlara ve işletme sahiplerine ciddi idari para cezaları getirmekle birlikte bazı durumlarda hapis cezaları da söz konusudur.
Bir tüzel kişi veri sorumlusu, şirket içinden veya dışından bir kişiyi Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olmak şartıyla irtibat kişisi olarak atayabilir. Örneğin bir şirket, yönetim kurulu üyesini veya insan kaynakları departmanında görevli bir çalışanını veya da dışarıdan bir avukatı Türkiye’de yerleşik ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişi olması kaydıyla 6698 sayılı Kanunun uygulanmasıyla ilgili görevlendirmişse, bu görevlendirilen kişiyi aynı zamanda İrtibat kişisi olarak da atayabilecektir. Buna engel bir durum söz konusu değildir.
Kişisel Veri Envanteri, “Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter,” olarak tanımlanmaktadır.
